文/台北市家長協會法制政策委員會
健全的家長會財務制度，應就擬訂計畫、編列預算、建立會計及出納制度、收入來源及經費支出等面向，析述具體作法。
一、擬訂計畫
家長會應於學年伊始，擬訂當年度工作計畫，排列優先順序，選任或徵召個案計畫負責人總綰其成。一個完整的計畫至少應包含宗旨或目的、主(承、協)辦單位、參與人員、辦理期程或時間、地點、資源取得途徑及需求、計畫完成之效益、備選方案等內容。至於長程規劃，配合現行學制，高、國中宜以三年為期，國小得視計畫內容及執行能力延長一至二年。
二、編列預算
預算是資源分配的計畫，關係著有限資源能否合理有效運用。「提不出計畫，就沒有預算」。有心做事的家長會自當依據可行之工作計畫來編列預算，預算書表中應明列收支科目、數量、金額、收入來源及籌措方式、經費支出與用途說明、預期成果等，除作為家長委員審核之依據外，並憑以評核計畫執行之效益。
三、建立會計及出納制度
帳、財分離是內部控制的基本原則之一，簡言之，就是管帳的不管錢，管錢的不管帳。一件交易至少由兩個人完成，除了分工的目的之外，就是要相互牽制，避免專斷或舞弊。會計職務宜由家長會組織中的財務組委員擔任，出納則由行政組委員或專任秘書出任，此二職均應避免委由學校之行政人員代(兼)辦。理由很簡單：家長會如果連財務、會計事務都不能獨立自主，遑論其他。
家長會應以本會名義於金融機構開戶，並申領支票作為支付費款工具，提款及簽發支票之印鑑除會章外，至少應有二枚個人(會長及出納)印章，並應各自保管，切忌統由一人掌持。為應零星支出，得設置零用金，額度視家長會規模而定，一般而言，三、五千元即足敷支應。 所有的收入及支出均應依據原始憑證製具收支傳票並登列帳簿。為簡化帳務，得視預算規模，僅設日記帳及總分類帳，但每月仍應編製資產負債表、損益表(或以收支明細表代之)於常委會或委員會報告。學年結束應辦理決算，並加編財產目錄，送請家長代表大會審議通過後公布之。所有報表均應由編表人、主辦會計、會長簽章以示負責。如果家長會置有監察人(或監事)，決算報表在提付代表大會審議前應先交由其審核並簽證。財務報告應在家長會會訊及網站上公布，對全校家長有所交代，並取得公信。
不論是任期屆滿或中途離職，新舊任會計、出納均應繕具交接清冊辦理交接，並由監察人(或監事)監交，如未置監察人(或監事)者，得由會長指定副會長監交。憑證及帳表均應訂定適當之保存期限(三至六年)，除供作查考外，亦為經驗傳承之最佳教材。
四、收入來源及經費支出
家長會應印製連續編號之非碳複寫二聯式統一收據備用，並應登記列管領用情形，一切捐贈、補助、獎勵、代、轉、銷售等收入均應開立收據，第一聯交付款人收執，第二聯留存代傳票據以入帳。家長會收、支項目及賸餘或短絀之處理概述如后：
(一) 家長會收入來源主要有：
1.法定會費收入
現行規定每學期每位學生一ＯＯ元，由學生隨學雜費交由學校代收後，轉交家長會。
2.家長、校友及熱心教育人士之捐贈收入
此類捐贈收入一般可概分為二種：
(１) 一般性捐款：例如家長會發起之募款活動，家長之自由捐贈收入即屬之。
(２) 指定用途捐款：為辦理特定工作計畫，向特定或不特定人士募得之款項以及個別熱心教育人士，基於其教育理念與認知，提供相當數額之錢財，供作指定目的之用者屬之。
3.文教、公益組織之獎勵補助收入
一般而言，此類收入多係為獎勵或補助特定計畫目的而給付，與上述指定用途捐款性質類似。例如某文教基金會，贊助某校家長會辦理該校社團幹部訓練研習活動之補助收入，或獎勵家長會主辦之競賽活動中表現優異學生之獎助學金等均屬之。
4.辦理各項活動收入
活動力強的家長會常以舉辦家長成長研習營、學生才藝、體育班隊、園遊會…等，以凝聚會員及親子向心力。這些活動基於使用者付費原則，常訂有收費標準或販售等同於現金之消費點券，據此所得之收入均屬之。此外，家長會亦得於平時或校慶、運動會、體適能表演會期間製售別具特色之認同產品如書(背)包、T-Shirt、徽章、校景明信片、學生創作複製品(應注意著作權及授權問題)、文具等，其收入均屬之。
5.孳息收入
所有收入均應存入以家長會名義於金融機構開立之帳戶。不動本基金性質者，多以定期存儲，利息較高；其他則存入活期存款帳戶，每年六月二十日及十二月二十日均計息一次。此類利息收入應於實現之當日或次一工作日入帳。（家長會常用之收入科目有會費收入、廣告收入、募款收入、孳息收入、義賣收入、雜項收入。）
(二) 家長會之經費開支主要有：
1.經常支出
例如專任人員薪資或車馬費、交通費、郵電費、文具紙張等消耗性物品購置費、機具設備養護維修費、會議誤餐便當費、獎助學金、貧困傷病急難慰助金、補助活動支出、統一收據及家長會刊物印刷費、稿費、義工制服器材費、演講鐘點費、以團體會員名義參與其他社團之會費或捐贈支出…等。（家長會常用之費用科目：教學補助費、活動補助費、建設補助費、輔導補助費、家長會行政費(事務費、家長會辦公費)、會訊支出、敬師支出、親師成長費等，各校家長會可自行訂之，唯其科目定義及使用應保持連貫，每學年得以比較，使每一屆的家長會能清楚瞭解會內各項經費支出比例之變動。）
2.資本支出
購置財產支出均屬之。所謂財產，係指其價值達一定金額及壽期在兩年以上，不因短期使用而減損其效用者，例如辦公桌椅、事務機具、電腦、冷氣等大型家電、交通及通信設備…等。
3.專案支出（此即一般家長會常稱之「專款專用」）
包含各項專案計畫費用如校慶、畢業典禮、教師節敬師等各項活動費用、體育表演競賽獎品(金)、家長會主辦之成長研習班隊經費開支、計畫性購贈圖書、教材(具)費用、支援學校建設費用、家長會主辦之親師生研習活動費用等。 此類專案支出如係以特定收入為財源者，應以收支併列方式編列，易言之，當收入未如預期致短收時，支出應相對縮減；超收時，亦得視實際需要增加經費開支。
4.計畫外臨時性支出
從計畫到執行總有一段時間，難免有所變化；計畫本身考量是否周全，或百密難免一疏。因此，突發性事故與緊急應變之財源自不得不預為籌措。建議於預算中應編有一定比例之預備金，約為全部預算金額之百分之五至十，以支應計畫外臨時性之必要支出。
(三) 賸餘或短絀之處理
除非會長承諾彌補一切收支短差(此情況所在多有，幾成常態，但利弊參半)，否則家長會宜量入為出。收入不如預期應即時相對減省支出，以避免透支，造成短絀。至於賸餘則應結轉下期或轉入不動本循環基金永續經營。
家長會是一個家長基於子女教育權之行使，直接參與教育的重要管道，家長會運作之順逆與良窳，亦可能影響子女的學習成效。至於家長會的計畫作為、預算編審及執行、財務管理、績效表達均係為了最大化學生學習效果，不但是達成目的之手段，其本身也是最佳的學習素材及課題。家長會的收入絕大部分來自學生家長，為昭公信，其帳務處理與財務管理自應朝專業方向學習進取，以促其健全妥適。
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*本文轉載自台北市家長協會 家長聯報 第17期 *
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