文/常玉慧
前言
家長會辦公室是家長會委員及所有家長活動的地方，辦公室的管理是否上軌道，直接影響家長會事務運作的效能。福林國小和天母國小的家長會不但辦公室環境優雅、人氣活絡，而且在管理方面累積了多年的經驗。因此，聯報編輯小組特別邀請兩校家長會提供寶貴經驗，讓有意建立健全會務運作模式的家長會，也能按圖索驥，迅速增進會務效能。
理想的家長會辦公室 靠近大門設備充足氣氛好
熟知家長會事務的人士必然能體會到，家長會辦公室猶如家長會的靈魂，辦公室的運作對了，家長會就成功一半。希望開展健全運作模式的家長會，不妨由硬體及軟體兩方面來下手，建構屬於全校家長的「家長之家」。
■ 辦公室地點是否合宜：家長會應選擇校園中適當地點來設置辦公室。很多中小學的家長會辦公室接近校門口，就是為了家長們的方便。若辦公室地處學校偏遠地帶，家長尋找不易，就失去為全校家長服務的意義。
■ 辦公室設備是否充足：家長會辦公室應有起碼的設備以供家長伙伴使用，如電腦設備、會議桌、十至二十張會議用椅、電話（校內與校外，至少二線）、傳真機、佈告欄、家長會專用信箱、飲水機以及儲藏家長會重要文件的資料夾、檔案櫃（附鎖）、置放各項親子活動道具的中大型儲藏櫃等。
■ 辦公室佈置氣氛是否適當：家長會屬於義工組織，其中能在上課期間來校參與家長會工作的，多為時間較為彈性的企業主、自由工作者、專職主婦等，因此團隊的向心力相當重要，辦公室佈置不宜完全鐵桌鐵椅，或者色調過於沉悶無趣；最好能藉由簡單的綠色植物或盆栽，營造溫馨而輕鬆的氣氛，讓每一位來到辦公室的家長，都能停駐他的腳步，進而在這裡找到歸屬感。
辦公室管理與會務運作
輪值制度：
家長會要辦事，必須要有人力，輪值制度把人氣匯聚到家長會，家長會事務才能有所接續。輪值時家長伙伴可以經常交換意見，亦可藉此舉行小組會議，鞏固家長會組織。有些學校家長會人手有限，每週一到週五只有上午值班；有些大型學校志工家長人氣旺，全天都有人在辦公室輪流值班。家長會輪值制度，能讓家長會的服務效能大大地提升，家長的電話查詢可以立時得到答覆；當孩子們在學校需要協助時，家長會辦公室裡的家長也可以即時支援，讓孩子們感受到更多家長溫暖親切的愛和照顧。
家長會置秘書與會計：
依家長會設置自治條例規定，家長會為辦理日常業務得聘任秘書、會計。大部分家長會秘書由委員或志工擔任，若財務情況允許，秘書可以是有給職，如金華國中、天母國小就是；當然像信義國中家長會由全職義工來擔任秘書，則格外令人羨慕。秘書也是家長會辦公室的靈魂人物之一，因為跟學校內行政人員、教師經常會面，溝通與協調能力好的話，對家長會會務的運作有正面加分的效果。
會計掌理家長會財務與帳簿，要定期公告家長財務收支，需要專業知能才能勝任，建議由家長中尋找財經專長、願意付出的家長來協助。
檔案與公文管理：
家長會相當於一個小型公司，所有家長會成員對外發言、對學校事務的參與，都必須有一定之專業與深度，因此家長會必須建立紮實的家長會資料庫，以分類管理建立家長會檔案；分類方式可參考本文附錄福林國小家長會提供資料；天母國小則是依據校務評鑑分為十大類資料：家長會組織、班親會、社區、家長人力資源、家長會財務、代表大會委員會常委會、家長會刊物、家長會網站、親師活動等等。另外，家長會經常收到來自教育局、校內各處室、校外社會團體的公文、信函，有必要建立一套收發公文的流程，以免延誤了重要的訊息或活動通知。（公文流程，詳見本會網站家長聯報第18期新家長會圖像一文及福林國小家長會網站收發文管理規則）
會務推動和會議聯繫：
家長會每學期配合學校編有家長會行事曆，每學期例行業務包括：召開全校家長代表大會一次、委員會會議至少一次，常務委員會每月至少召開一次，還有志工團大會、志工團各工作小組會議等，會務繁多。辦公室值班人員必須遵照行事曆，即時協助電話聯繫，或印製會議文件、發送通知，洽借活動場地等，才能確保家長會會務、志工團團務的運作正常。
此外，家長會依教育法令必須參與學校一、二十種以上的會議或小組，如校務會議、學生家長申訴委員會、教師評審委員會、課程發展委員會各領域小組會議、教科書評審委員會、校園事件處理小組、午餐供應委員會、學生申訴評議委員會、學校課後活動執行小組等，任務相當的繁重。家長會必須在每個學期一開始即向學校查詢開會時間，安排各會議之家長代表人選。參與會議之代表和家長會秘書，必須做好會前資料蒐集和準備的工作。
辦公室管理良善ＶＳ家長志工的凝聚
總之，家長會的辦公室管理，是家長會健全運作的關鍵。有些學校的家長會長以舉辦幹部成長營、印製該校家長會工作手冊的方式，讓家長委員和志工得到家長會組織運作和辦公室管理方面的概念。這樣的作法，對家長會的運作效果很顯著。因此，我們建議每一個中小學家長會多多善用家長團體組織的資源，發送家長會手冊，為家長辦理研習活動。辦公室管理良善，可以吸引家長參與；而家長志工的凝聚，又可以協助辦公室的管理。兩者相輔相成，相得益彰。
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*本文轉載自台北市家長協會 家長聯報 第20期 *
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